EVENTO CIENTÍFICO
La
universidad es una comunidad académica orientada a la investigación y a la
docencia, que brinda una formación humanista, científica y tecnológica con una
clara conciencia de país como realidad multicultural. Tiene como finalidad la
producción y difusión del conocimiento universal en beneficio de la humanidad, Cumpa
y Tipacti (2017).
El
evento científico busca dar a conocer los resultado de un proceso
investigativo, pues si los resultados de las investigaciones no se publican o
no se divulgan para conocimiento, análisis, validación o refutación en el
ámbito de la comunidad científica, es como si no se hubieran realizado. Generalmente
se observa la carencia de difusión de los resultados de las investigaciones,
entre otros motivos por la escasez de recursos económicos o por la falta de
conocimiento en la organización de los eventos científicos para una gestión
eficaz que garantice los resultados esperados.
La
organización de eventos científicos contribuye en la difusión del conocimiento,
promoviendo el crecimiento de la comunidad académica por medio de la
cooperación local, regional e internacional y establece un modelo donde se
muestra el aprendizaje cooperativo surgido por la relación de diferentes
actores de la sociedad que colaboran en la organización de los eventos
científicos.
Veamos,
el término evento, según la Real Academia Española (RAE), proviene del latín
eventus y su uso más común en América es “Suceso importante y programado, de
índole social, académica, artística o deportiva”. (RAE, 2014). Es una definición
amplia pero que abarca el aspecto académico que es lo que nos interesa. Para Goldblatt (2003), un evento es el acto de
reunir personas con el propósito de celebración, educación, mercadeo y/o
reunión. Todos ellos, de vital importancia para el sector universitario que le
permiten no solo su interacción con el entorno sino dar a conocer sus saberes
científicos.
Según
De Marchena (2005), la gerencia de eventos abarca la investigación, diseño,
planificación, coordinación y evaluación de un evento. De igual forma, también
incluye administración, coordinación, mercadeo, normativas, ética y riesgos en
la gerencia competitiva para producir eventos sustentables.
El
evento científico tiene sus objetivos, se desarrolla en un plazo de tiempo
previsto, consume recursos, tiene un alcance, una configuración, contempla un
desglose de trabajo; como la selección y reserva del espacio en el que se
desarrollará el evento, la tramitación de permisos y autorizaciones, la
supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos, la
coordinación logística integral, difusión, convocatoria, entre otros; en él
participan las partes interesadas en su desarrollo, genera conocimientos que se
comparten, dispone de un presupuesto, cuenta con patrocinadores y clientes de
los resultados, por tanto a los efectos de la organización y dirección del
evento a partir de una programación dada.
La
organización de un evento científico se puede gestionar bajo la dirección de
proyectos garantizando un trabajo de mejor calidad y con alta competitividad en
el mercado. Con resultados satisfactorios en el tiempo adecuado, con los costos
previstos y con la satisfacción de los patrocinadores y clientes. Todo ello, en
consecuencia a una correcta concepción, planificación, ejecución, control y
cierre del evento. Entre los beneficios también se puede citar: Óptima utilización de recursos
.· Agilidad en los procesos.
·
Máximo logro de productos.
·
Evidente alcance de objetivos
En
este contexto, en las instituciones universitarias, para una ejecución adecuada
de un evento científico deben partir de
unos objetivos claramente establecidos, así como propósitos y políticas,
alineados a la filosofía organizacional de las universidades; además de las
tareas necesarias para desarrollar el evento, considerando la cultura
organizacional, la motivación de los involucrados y su nivel de compromiso.
TIPOS DE EVENTOS CIENTÍFICOS
Los
distintos eventos podrían clasificarse atendiendo a diferentes criterios: según
su carácter o tipología, según su naturaleza, según el tamaño o número de
delegados, según su generación, según sus objetivos, según las entidades que
los convoquen, según sector generador. (Fundación CIEDES, 2014).
A
nivel internacional se ha establecido una terminología de uso común a la cual
es necesario ajustarse al proyectar un evento científico.
Por su carácter pueden ser:
· Congreso: Los
congresos son eventos periódicos, de vocación pública, promovidos por un grupo
de interés determinado (asociación, colegio profesional, universidad,
federación, profesión, colectivo, entre otros), que decide y organiza su
celebración y desarrollo (lugar, fechas, contenidos). (Fundación CIEDES, 2014).
Es una reunión o conferencia, no orientadas al negocio, en la que los miembros
de una comunidad científica se reúnen para debatir sobre una temática
específica. Pueden ser ordinarios, es decir, con una frecuencia fija (anual,
bienal, plurianual) o extraordinarios aquellos que se celebran de forma
extraordinaria por diversas razones. Estos eventos persiguen la transmisión de
conocimiento, donde asisten personas con un alto nivel profesional e intereses
comunes, que pertenecen a diversos lugares, y asisten a una reunión en la que
los delegados tienen un rol interactivo de discusión y competencia, a menudo
ayudados por servicios especializados.
· Jornadas: Las
jornadas contemplan la realización de eventos puntuales como foros, coloquios,
seminarios, simposios y conferencias sobre una materia o temática concreta,
orientados a profundizar en las causas, situación y perspectivas de dicha
materia. Pueden tener vocación pública (colegio, asociación o sociedad
profesional, universidad, federación) o privada (empresa, entidad privada,
corporación). Son reuniones de una naturaleza técnica y académica, y sus
participantes puedenpertenecer a una o varias asociaciones. Tienen una duración
reducida (mínimo de 6 horas en un solo día, según el Spain Convention Bureau
(SCB), con una duración habitual entre 1 y 2 días, un mínimo de 50
participantes y suponen una baja movilización geográfica y heterogeneidad de
asistentes. (Fundación CIEDES, 2014).
· Foro: Es la reunión que se
celebra para discutir asuntos de interés para un auditorio que puede intervenir
en la discusión. En este sentido, un foro es una técnica de comunicación a
través de la cual distintas personas conversan sobre un tema de interés común.
El foro es grupal y suele estar dirigido por un moderador. Los expertos
participan en foros para intercambiar ideas y analizar los problemas de su
incumbencia, por lo general frente a un grupo de asistentes. (Pérez y Merino,
2009).
· Conferencias: Se
conoce como conferencias a las exposiciones que se realizan por una o más
personas expertas en un tema de interés, ante un público, al que se le permite
intervenir mediante preguntas. Si no se permite formular preguntas se trata de
un monólogo llamado conferencia fija, o discurso. Generalmente promovidas por
estudiantes de pregrado y postgrado, así como por profesionales que laboran en
diferentes instituciones, con la finalidad de promover la discusión e interés
por un tema específico.
· Panel: Son reuniones entre
varias personas que hablan sobre un tema específico. Los miembros del panel
suelen recibir el nombre de panelistas y exponen su opinión y punto de vista
sobre el tema a tratar. En el debate, cada uno de los expositores presenta un
punto de vista del mismo tema, completando o ampliando, si es necesario el
punto de vista de los otros. Un coordinador o moderador cumple la función de
presentar a los miembros del panel ante el auditorio, ordenar la conversación,
intercalar algunas preguntas aclaratorias, controlar el tiempo Simposio: Es una
reunión de expertos en la que se expone y desarrolla un tema de forma completa
y detallada, enfocándolo desde diversos ángulos a través de intervenciones
individuales, breves, sintéticas y de sucesión continuada. Los especialistas
exponen durante cierto tiempo y un coordinador resume las ideas principales. El
auditorio formula preguntas y dudas que los expertos aclaran y responden. Puede
ser confundido con una mesa redonda de debate. La diferencia está en que, en el
simposio, los especialistas exponen ideas apoyadas en datos empíricos generados
por investigaciones, mientras que una mesa redonda, es sólo un debate sin mayor
apoyo empírico.
· El simposio: es
una actividad en la cual un grupo selecto de personas expertas en determinadas
ramas del saber exponen diversos aspectos o problemáticas sobre un tema central
ante un auditorio durante un tiempo. Los ponentes son las personas que se
encargan de exponer sus conocimientos en un simposio. Generalmente se trata de
un grupo pequeño de expertos o académicos con diferentes puntos de vista y
conocimientos particulares. Los ponentes no entran en polémica, sino que
participan con el fin de aportar sus conocimientos acerca del tema que se
trata.
· Mesa redonda: Una
mesa redonda es una forma de debate académico y político donde los
participantes están de acuerdo en un tema específico para discutir y debatir.
Cada persona se le da el mismo derecho a participar, debido a la disposición
circular normalmente utilizado en las mesas redondas, todos tienen el mismo
derecho de opinar y oír, por esa razón se considera libre. La estructura de la
mesa redonda está sujeta a reglas previamente determinadas por los
participantes y el moderador; sin embargo, de manera general, la mesa redonda
consta de cuatro fases: la presentación e introducción, el cuerpo de la
discusión, la sesión de preguntas y respuestas y la conclusión. La presentación
de la mesa redonda está a cargo del moderador, quien introduce el tema, así
como presenta a cada uno de los participantes. Por su parte, el cuerpo de la
discusión está a cargo de los participantes, y es donde se exponen los
diferentes acercamientos previamente preparados sobre el tema elegido. Cada
participante interviene con un texto o exposición oral preparada con
anticipación. Estas intervenciones se dan de manera organizada y con el tiempo
que administra el moderador. Finalmente, la sesión de preguntas y respuestas,
así como la conclusión, cierran la mesa redonda, y su función es tanto aclarar
dudas como resumir y relacionar lo expuesto por cada uno de los participantes.
· Talleres: Los
talleres son considerados una de las técnicas de comunicación grupales más
populares entre las personas. Si los talleres están bien organizados, a menudo
reciben retroalimentación refiriéndose a ellos como lo más destacado del
evento. En muchos eventos científicos, los talleres tienen una duración
aproximada de una hora. Mientras que en otros tipos de eventos tienden a durar
un corto período de tiempo. Con respecto a la materia, los talleres son en la
mayoría de los casos estrechamente conectados a las preocupaciones de los
participantes. El diseño y contenido de los talleres deben ser apropiados para
los grupos objetivo. (European Science Events Association, [EUSCEA],
2005).
· Seminario avanzado:
Reunión especializada de naturaleza técnica y académica cuyo objetivo es el
estudio intensivo de un tema específico de interés común, llevándose a cabo
dentro de reuniones de trabajo debidamente planificadas, deberá de contar con
la asistencia de ponentes altamente calificados en el tema a tratar nacionales
o internacionales. Los seminarios se desarrollan en forma intensiva en dos o
más días. (Consejo Nacional de Ciencia, 2015)
· Asamblea: Una
asamblea es definida como un grupo de personas reunidas con una finalidad
determinada. Es considera una reunión estructurada y cualificada. Dentro de una
asamblea, las decisiones son tomadas en conjunto, lo cual promueve la toma de
decisiones adecuadas y acertadas. Toda asamblea es abierta, es decir, los
miembros que la conforman tienen derecho a opinar y expresar su punto de vista
durante el debate. Durante una asamblea se requieren de estas tres funciones: o
Portavoz: Es la persona que lee los puntos a tratar durante la reunión. o
Secretario: Es la persona que va escribiendo lo tratado y decidido en la
reunión, tomando el acta. o Moderador: Es la persona o personas que se ocupan
de que la reunión transcurra con normalidad, con respeto y eficientemente,
reconduciendo la atención al tema en cuestión cuando lo vean necesario
· Convenciones: Las
convenciones son reuniones con vocación privada (empresa, entidad privada,
corporación), promovidas por organizaciones o empresas y dirigidas a sus
asociados y miembros, en las que generalmente el agente promotor asume la
organización y gastos derivados de su celebración. No buscan la transmisión de
conocimiento, están orientadas a los negocios. Los participantes representan a
la misma compañía, grupo de sociedades, jont venture o relaciones
cliente/proveedor, e interactúan de una 28 manera no competitiva. Pueden tener
una duración mínima de 2 días y un número mínimo de 50 participantes.
(Fundación CIEDES, 2014).
· Encuentros:
Reunión de una comunidad científica específica para intercambiar experiencias y
buenas prácticas en un tema de interés común. Cuenta con ponentes de alta
experiencia nacionales o internacionales. Sus jornadas pueden durar uno a más
días. (Consejo Nacional de Ciencia, 2015).
En
los eventos científicos la calidad es de suma importancia puesto que el evento
brinda un servicio el cual debe ser aceptado por los asistentes; la
comunicación es un punto clave en la organización de un evento científico
porque requerirá de coordinación y cooperación de todas las partes interesadas
para realizar el evento en sí y difundirlo del modo tal que cumpla con las
expectativas del número de asistentes. No solo basta tener al mejor equipo de
trabajo, sino que la clave radica en que logren tener una comunicación eficaz.
De la buena o mala comunicación dependerá el éxito o fracaso del evento. Por
ello es de suma importancia realizar una adecuada planificación o estrategia de
la comunicación.
La
eficacia en la organización de eventos científicos dentro de la comunidad
universitaria guarda correspondencia con
una buena concepción, planificación y ejecución, donde queden claramente
establecidos los objetivos, propósitos y políticas; alineados a la filosofía
organizacional de las universidades; además de las tareas necesarias para
desarrollar el evento, considerando la cultura organizacional, la motivación de
los involucrados y su nivel de compromiso.
Referencias bibliográficas
Consejo
Nacional de Ciencia y Tecnología (s.f.). CONCYTEC: ¿Quiénes somos? Lima, Perú.
Recuperado de:
Cumpa
y Tipacti (2015) Modelo de Organización de Eventos Científicos En Udep Bajo La
Metodología De Dirección De Proyectos. Universidad de Piura.
De
Marchena, E. (2005). Eventos universitarios y sociales: Gerencia, Ceremoniales
y Protocolo. Venezuela. Ediciones “Z”.
European Science Events
Association, (2005), Science Communication Events in Europe, Vienna, Austria,
EUSCEA.
Fundación
CIEDES. (2014). Importancia económica de la industria de reuniones y eventos en
Málaga (Cuaderno 14). Recuperado de:
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J. (2003). Administración de eventos en las relaciones públicas. España.
Editorial Fontanella.
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J. y Merino, M. (2009). Definición de foro. Recuperado de:
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